书信先要确定写给谁、为何写以及希望对方了解什么。称呼、正文、结束语和署名等要与对象及用途相称；示例情境为虚构，实际使用时需替换真实信息。
书信示例（虚构情境）
活动负责人您好：
我们准备参加本次阅读交流，已经了解需要带上分享记录，但对集合时间和地点仍有两处不确定。想请您确认以哪一份通知为准，以及参加者是否需要提前提交书目。收到确认后，我们会按有效安排准备。给您添麻烦了，谢谢帮助。
祝工作顺利！
阅读小组成员
日期按实际填写
使用前检查
写作检查：说明自己已了解什么，集中列出仍待确认的问题；不要把听来的猜测写成对方已经发布的正式安排。
怎样理解
询问信应让对方容易回应。已知与未知分开后，问题可以简短而明确；如果有多个问题，可以分项表达，而不必用很长的背景叙述包住真正的请求。
动笔练一练
①把请问活动怎么回事改成两个具体问题。②写明确认后准备做什么。
查看参考表达与思路
例如请确认集合时间、具体地点，再询问是否提前交书目；确认后即可统一通知组员并准备记录。问题应来自实际不确定处，不能为练习添加无关事项。
容易忽略的一点
没有收到正式确认前，不要把自己的推断转发成确定通知。
迁移练习
把示例中的收信对象改为另一位合适的人，重新检查称呼、语气和请求是否都随对象改变，而不是只替换姓名。