书信先要确定写给谁、为何写以及希望对方了解什么。称呼、正文、结束语和署名等要与对象及用途相称；示例情境为虚构，实际使用时需替换真实信息。
书信示例（虚构情境）
小周：
读了你的建议，我理解你希望先把材料按主题归类，方便分享时查找。我原先考虑按日期放，是想保留变化过程。也许我们可以先试一个小办法：原件按日期存，旁边再加主题索引。这样是否增加太多整理工作，还需要一起比较。谢谢你把问题提出来，期待继续商量。
祝好！
小禾
日期按实际填写
使用前检查
写作检查：先准确复述对方关切，再说明自己的目的，提出可检验的安排；不把不同意见变成对个人的评价。
怎样理解
回应信可以坚持看法，也可以提出折中办法。重要的是让理由彼此看得见，并承认新安排可能有成本，不在试用前把它写成两全其美的确定答案。
动笔练一练
①为一种不同意见写一句确认理解的话。②补一个可以共同判断的条件。
查看参考表达与思路
可写你主要担心的是临时查找不方便，对吗；判断条件可包括查找是否更清楚、整理工作是否在可承受范围内。条件应与讨论目标相连。
容易忽略的一点
不要用我理解你作开头，却在后文把对方观点歪曲成更容易反驳的版本。
迁移练习
把示例中的收信对象改为另一位合适的人，重新检查称呼、语气和请求是否都随对象改变，而不是只替换姓名。