书信先要确定写给谁、为何写以及希望对方了解什么。称呼、正文、结束语和署名等要与对象及用途相称；示例情境为虚构，实际使用时需替换真实信息。
书信示例（虚构情境）
老师您好：
这次活动记录中，我漏写了第二次观察的日期，整理时才发现两页容易混淆。我已对照当天保存的照片补上日期，并把核对依据写在旁边。还有一处顺序不确定，想请您在方便时帮我看一下。以后整理前，我会先逐项核查必要信息。
谢谢您的指导。
小林
日期按实际填写
使用前检查
写作检查：事实不掩饰，补救说实际完成的部分，请求只针对仍需帮助的地方；涉及示例内容时不要当作亲历事实直接发送。
怎样理解
说明问题不必反复自责，也不应只写客观原因而回避自己做了什么。三部分分开，收信人便容易知道当前状态和需要回应的事项，沟通也更有方向。
动笔练一练
①把我写得不好请您帮助改得具体。②写一句能够说明已经做过何种核对的话。
查看参考表达与思路
可写这两段的先后关系我仍分不清，能否请您提示应回看哪条记录；已核对的部分则写对照原照片补上日期。没有做过的检查不能为了完整而补写。
容易忽略的一点
不要把说明信写成替自己寻找所有借口，保留事实和待解决问题即可。
迁移练习
把示例中的收信对象改为另一位合适的人，重新检查称呼、语气和请求是否都随对象改变，而不是只替换姓名。