书信先要确定写给谁、为何写以及希望对方了解什么。称呼、正文、结束语和署名等要与对象及用途相称；示例情境为虚构，实际使用时需替换真实信息。
书信示例（虚构情境）
小组伙伴们：
为了把这次观察资料整理清楚，我建议先由两人核查原记录，两人整理展示纸，最后交换检查。每项任务都需要留下不确定的地方，方便一起讨论。这样的分工只是一个初步想法，如果有人时间或材料准备不合适，可以先提出来，再共同调整。
期待大家的意见。
小禾
日期按实际填写
使用前检查
写作检查：任务可理解，有交接与复核安排，也明确邀请反馈；建议分工不等于未经讨论就替所有人决定。
怎样理解
商量信应既有初步方案，也有修订空间。写明交接点能帮助合作，不必把每个人固定成永久角色；实际采用时还要结合能力、时间和共同约定。
动笔练一练
①给方案补一个需要协商的检查点。②写一句回应不同意见的话。
查看参考表达与思路
可补展示前一起确认记录与图片是否对应；回应可写你的办法能减少重复，我们先比较两种安排各需要什么条件。重点在于有依据地协商，而非要求大家只能赞同。
容易忽略的一点
不能用一起合作等笼统话语代替具体任务，也不要忽略交接后还需要谁来确认。
迁移练习
把示例中的收信对象改为另一位合适的人，重新检查称呼、语气和请求是否都随对象改变，而不是只替换姓名。