书信先要确定写给谁、为何写以及希望对方了解什么。称呼、正文、结束语和署名等要与对象及用途相称；示例情境为虚构，实际使用时需替换真实信息。
书信示例（虚构情境）
图书管理员您好：
最近整理书角时，我发现有几张标签褪色，找书时不容易确认编号。建议先重写最模糊的一排标签，并请同学对照登记表核查。如果方便，也可以试着在借阅桌放一张分类说明，再看是否减少询问。以上是这次使用中想到的建议，愿意参与整理。
祝工作顺利！
阅读小组成员
日期按实际填写
使用前检查
写作检查：先说具体问题，再交代影响和可尝试办法；对未验证的办法保留试用与检查，而不是提前保证结果。
怎样理解
建议信需要回应真实需求。语气礼貌和办法具体可以同时做到，不必为了客气而含糊，也不宜把当前管理一概否定。表述试用范围，能让建议更便于讨论。
动笔练一练
①为书角资料混放提出一项小范围建议。②补一个检查效果的办法。
查看参考表达与思路
可建议先给一个材料盒分格贴标签，试用后记录是否还需要反复找同一类纸卡。问题、办法与检查应相互对应，不把小范围改善夸成彻底解决所有混乱。
容易忽略的一点
建议信不是命令，是否采用还要由负责者结合条件决定。
迁移练习
把示例中的收信对象改为另一位合适的人，重新检查称呼、语气和请求是否都随对象改变，而不是只替换姓名。